La transformation digitale est un virage incontournable dans l’immobilier. Menacées par les lenteurs administratives, les agences immobilières doivent faire évoluer leurs outils de travail. Objectif : répondre aux nouvelles contraintes, comme l’élargissement des cibles et la diversification des canaux de communication. La solution ? La dématérialisation des processus et la numérisation des documents.
Quelle dématérialisation pour le marché immobilier?
Dans le secteur de l’immobilier, le sujet de la dématérialisation n’est pas uniquement réductible à la numérisation de documents et l’adoption d’une politique zéro déchet. Elle s’intègre dans le cadre d’un vrai projet de transformation digitale, visant plus d’efficacité et de rapidité, ainsi qu’une meilleure capacité d’échanges des informations.
Elle concerne donc autant les gains de productivité attendus par la digitalisation que ceux liés à la conduite du changement organisationnel. Deux facteurs indispensables pour garder un temps d’avance sur la concurrence et assurer l’amélioration de l’expérience client.
La dématérialisation, tous concernés dans l’immobilier
Grosses structures, petites agences immobilières, personnes de terrain… La dématérialisation concerne tous les acteurs du marché. D’abord, parce que favoriser l’accessibilité et le partage de l’information est essentiel dans ce type d’organisations décentralisées. Ensuite, parce que la dématérialisation et la transformation digitale intéressent tous les défis du métier :
- faciliter la mise en relation entre agences, propriétaires, acheteurs et locataires
- améliorer sa productivité et sa stratégie de service
- valoriser son expertise et se démarquer de la concurrence
6 bonnes raisons d’opter pour la dématérialisation immobilière
Simplification
Dans la gestion quotidienne de votre agence immobilière, réduire le papier et adopter le cloud computing, c’est aussi faciliter vos processus et gagner en efficacité. En téléversant et en stockant vos informations au format numérique, vous vous affranchissez de tâches de classement et de recherches peu valorisantes, fastidieuses et chronophages.
Partage
Améliorer la collaboration de tous les acteurs du projet et offrir plus de transparence est inscrit au cahier des charges de la dématérialisation. Avec la digitalisation de vos documents de réservation et de vos contrats, vous partagez les informations avec toutes les parties prenantes : promoteur, agent immobilier, propriétaire, acheteur ou locataire, notaire…
Agilité
L’immobilier est un métier qui nécessite de la mobilité et de la réactivité pour pouvoir répondre en temps réel aux demandes des clients. En dématérialisant vos documents, vous dématérialisez aussi votre bureau. Vos outils de travail passent en mode nomade et agile, vous gérez vos dossiers n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel support.
Sécurité
La dématérialisation et la modélisation digitale de vos documents réduisent les risques d’erreurs d’encodage et augmentent la fiabilité des données. Côté sécurité et confidentialité, tout est sauvegardé et verrouillé sur un serveur local et à distance. Cette capacité à dupliquer l’information allonge aussi sa durée de vie et sa conservation.
Économie
Dites adieu aux frais de maintenance de votre photocopieuse, à vos commandes de rames de papier et à vos envois de recommandés. La dématérialisation réduit considérablement vos coûts d’impression et vos factures de matériel de bureau.
Responsabilité sociale
Enfin, la dématérialisation est un véritable enjeu de responsabilité sociale. Essentiellement parce qu’elle s’inscrit dans une chaîne de valeur technologique, économique et organisationnelle. Restructurante, elle intervient comme un levier de changement, facilitant le travail collaboratif et des pratiques métiers recentrées sur les usages.
Comment se mettre à la dématérialisation ?
Vous l’aurez compris, il y a urgence ! Voici deux réflexes de dématérialisation à mettre en place rapidement :
La numérisation
Équipez-vous d’un logiciel de numérisation et d’une solution de scanning pour convertir et transformer à la volée tous vos documents papier en formats digitaux, page à page, ou gros volumes. En fonctions avancées : traduction instantanée de vos descriptifs de biens immobiliers, conversion audio de vos rapports d’expertise, reconnaissance optique (OCR) de vos notes manuscrites…
L’édition
Donnez la priorité au travail collaboratif et à l’optimisation de vos documents. Commentaires, corrections et annotations audio font partie des indispensables. Tout comme des formats de compression élevée sans perte de qualité. Un must : la signature électronique et la protection par mot de passe pour pouvoir signer et envoyer vos contrats par voie électronique.
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