La dématérialisation et l’archivage électronique constituent un enjeu majeur pour les services juridiques et cabinets d’avocat ou de notaire. Dans tous les secteurs métier confondus, les entreprises adoptent le digital pour gérer leurs documents circulants et leur base documentaire. Dès lors, comment garantir leur valeur juridique ? Comment limiter les risques liés à la gestion de documents numérisés ?
Grâce aux solutions logicielles, les professionnels renforcent facilement la fiabilité de leurs données digitales : elles aident à respecter le cadre légal de certification et de sécurisation. Une solution comme IRIS offre ainsi des garanties concernant l’authenticité de l’origine des documents numérisés et l’intégrité de leur contenu.
Documents numérisés et archivage électronique
En termes juridiques, la première question que pose la dématérialisation est celle de la conservation de la valeur probante initiale des documents numérisés. Au niveau mondial, c’est la norme ISO 14641:2018 qui fait référence. Elle permet de définir un cadre légal aux systèmes d’archivage électronique (SAE), notamment en matière de conception, d’exploitation, de conservation et de valeur juridique des données.
Non seulement, il faut pouvoir prouver l’originalité d’un document archivé numériquement, mais il faut aussi prouver que le document n’a pas pu être altéré avant son archivage électronique, et ce qu’il s’agisse d’un original papier ou d’un original nativement électronique.
Le recours à un coffre fort électronique comme IRIS s’avère donc essentiel pour garantir la valeur juridique de fichiers numériques. Seule une entreprise tierce, nommée tiers de confiance, permet de remplir la condition de conservation des documents numérisés dans leur état d’émission et celle de leur non-modification.
Quelle valeur juridique pour la signature électronique ?
La signature électronique a la même valeur juridique et légale qu’une signature manuscrite. C’est un des acquis du règlement européen eIDAS entré en vigueur en juillet 2016 et qui a permis d’instaurer un véritable marché des services de confiance numérique entre les différents pays membres.
Mais attention : une signature manuscrite scannée et apposée en bas d’un document ne vaut pas pour signature électronique. Pour être fiable, une signature doit permettre d’identifier clairement son auteur et d’apporter la preuve manifeste de son consentement.
Grâce à l’encryptage et aux données d’identification, seule la signature électronique dite « qualifiée » a un effet juridique équivalent à celui d’une signature manuscrite. D’où l’importance d’opter pour d’un dispositif de création de signature électronique qui bénéficie d’une présomption de fiabilité. En faisant appel à un prestataire reconnu comme IRIS, vous appliquez à vos PDF un certificat de signature électronique nominatif et certifié.
Comment émettre une facture électronique légale ?
Une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par e-mail ne constitue pas une facture électronique. Pour qu’une facture soit considérée comme électronique et que sa valeur juridique soit reconnue, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique. Elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique.
Elle doit donc avoir a été émise dans cet état à l’origine et être authentifié soit par une signature électronique, soit selon une norme sécurisée convenue entre l’émetteur (fournisseur) et le récepteur (client). Cette norme doit permettre une lecture par ordinateur et doit pouvoir être traitée automatiquement et de manière univoque. Il peut, par exemple, s’agir d’un courrier électronique avec un fichier numérisé joint ou d’une télécopie reçue en version électronique.
Un équipement logiciel est donc indispensable pour pouvoir émettre des factures PDF aux normes. Les solutions IRIS assurent une parfaite lisibilité du contenu, garantissent l’horodatage et la valeur probante des documents numérisés. Vous conservez les informations émises ou reçues dans leur contenu originel et durant les périodes prescrites.
